Política de Privacidad

2.1. Identidad del Responsable

Creativa Crm (en adelante, el "Proveedor" o "nosotros") es la entidad titular, operadora y administradora de la plataforma de gestión de clientes y centralización de conversaciones denominada Creativa Crm (en adelante, el "Servicio"). El Proveedor se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de sus usuarios de estricta conformidad con lo establecido en la Ley N° 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá, y su reglamento, el Decreto Ejecutivo N° 285 de 2021.

Para cualquier consulta, solicitud o trámite relacionado con esta Política o el ejercicio de sus derechos, puede comunicarse con nosotros a través del correo electrónico: creativahook@gmail.com.

2.2. Nuestro Doble Rol en el Tratamiento de Datos

De acuerdo con la naturaleza de nuestro Servicio de software como servicio (SaaS), realizamos el tratamiento de dos categorías de datos bajo roles jurídicos totalmente diferenciados por la legislación panameña:

Datos de la Cuenta (Creativa Crm como Responsable del Tratamiento): Corresponde a la información de la empresa cliente que contrata el Servicio y de sus usuarios autorizados (nombres, correos electrónicos, credenciales de acceso, datos de facturación y registros de uso). Respecto de estos datos, Creativa Crm actúa como Responsable del Tratamiento, decidiendo sobre los fines y medios del procesamiento.

Datos de Cliente (Creativa Crm como Custodio de la Base de Datos): Corresponde a toda la información que el Cliente gestiona, almacena o centraliza de forma autónoma a través del Servicio (sus bases de datos de contactos, historial de chats de WhatsApp, notas, etiquetas y archivos multimedia). Respecto de estos datos, la empresa cliente es la única Responsable del Tratamiento y Creativa Crm actúa exclusivamente como Custodio de la Base de Datos, procesando la información únicamente por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente, al amparo de nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA). El deber de informar, obtener el consentimiento previo e inequívoco y atender los derechos de los clientes finales recae de forma exclusiva sobre la empresa cliente.

2.3. Datos Tratados y Finalidades (Datos de la Cuenta)

En nuestro rol de Responsables del Tratamiento, recolectamos y tratamos los siguientes datos de los usuarios de la plataforma con las finalidades descritas a continuación:

Datos de registro (nombre completo, dirección de correo electrónico, contraseña encriptada):

• Finalidad: creación, gestión y operación técnica de la cuenta de usuario; procesos de autenticación y seguridad de acceso.
• Base legal: ejecución de la relación contractual (Términos y Condiciones).

Datos corporativos (nombre de la empresa o RUC, rol del usuario, logotipo o foto de perfil):

• Finalidad: personalización del espacio de trabajo y configuración de los roles de acceso dentro de la organización.
• Base legal: ejecución de la relación contractual (Términos y Condiciones).

Datos técnicos de uso (registros de acceso o logs, dirección IP, tipo de navegador y métricas de actividad):

• Finalidad: garantizar la seguridad de la plataforma, auditorías de sistemas, soporte técnico y optimización de la estabilidad del sistema.
• Base legal: interés legítimo y principios de seguridad de la información.

Nota: Las finalidades de los Datos de Cliente son definidas de manera autónoma por la empresa cliente. Creativa Crm no interviene, comercializa ni define los fines de las bases de datos de sus clientes.

2.4. Métodos de Recolección de Datos

Los Datos de la Cuenta se obtienen de las siguientes formas:

De forma directa: Proporcionados voluntariamente por la empresa cliente o sus usuarios al registrarse, configurar perfiles o interactuar con nuestro equipo de soporte técnico.

De forma automática: A través de herramientas técnicas de registro institucional e infraestructura de servidores durante el uso activo del Servicio.

2.5. Proveedores Tecnológicos y Terceros (Subencargados o Subcustodios)

Para garantizar la correcta prestación, soporte y estabilidad del Servicio, Creativa Crm se apoya en terceros proveedores de servicios tecnológicos (tales como hosting, almacenamiento en la nube e infraestructura de servidores). Estos terceros operan estrictamente en calidad de subcustodios de la información, bajo contratos adjuntos que les imponen obligaciones de confidencialidad, reserva y seguridad técnica equivalentes a las exigidas por la Ley N° 81 de 2019.

La lista actualizada de dichos proveedores está disponible para su consulta a solicitud de cualquier Cliente. Creativa Crm bajo ninguna circunstancia vende, alquila, comercializa ni cede los datos personales a terceros con fines publicitarios o de marketing.

2.6. Transferencias Internacionales de Datos

Por la naturaleza de la infraestructura de computación en la nube, los servidores de nuestros proveedores tecnológicos pueden encontrarse localizados fuera del territorio de la República de Panamá. Creativa Crm garantiza que dichas transferencias internacionales se realizan hacia jurisdicciones que ofrecen niveles adecuados de protección de datos o mediante la suscripción de acuerdos contractuales estrictos que garanticen la confidencialidad y la resiliencia de la información.

2.7. Plazos de Conservación de la Información

Datos de la Cuenta: Se conservarán de forma segura mientras la cuenta de la empresa cliente permanezca activa y, posterior a su cierre, únicamente por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con obligaciones legales o comerciales en Panamá. Los registros técnicos de auditoría y seguridad (logs) se conservan por un periodo máximo de seis (6) meses.

Datos de Cliente (Archivos y Multimedia): El historial de mensajes de texto se mantiene activo durante la vigencia de la cuenta. Sin embargo, en cumplimiento del principio de proporcionalidad y para asegurar un rendimiento óptimo de la plataforma, los archivos adjuntos (imágenes, videos, audios y documentos) se eliminarán de forma automatizada transcurridos veinticuatro (24) meses desde su recepción, o antes si el espacio de almacenamiento del Cliente llega a su límite contratado. En tal escenario, permanecerá el registro del mensaje de texto con un marcador indicando la remoción del archivo. El Cliente es responsable de descargar y respaldar externamente sus archivos si requiere su conservación.

2.8. Medidas de Seguridad de la Información

Creativa Crm implementa medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas suficientes para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanente de los sistemas de tratamiento, de acuerdo con el análisis de riesgo exigido por la normativa panameña. Estas medidas incluyen control de accesos basado en roles, aislamiento lógico de las bases de datos entre diferentes clientes, encriptación de credenciales sensibles y copias de seguridad (backups) periódicas.

2.9. Ejercicio de Derechos (Derechos ARCO+P)

De conformidad con la Ley N° 81 de 2019, los titulares de los datos personales tienen derechos irrenunciables sobre su información, conocidos como derechos ARCO+P:

• Acceso: Obtener sus datos y conocer la finalidad y origen para los cuales fueron recabados.
• Rectificación: Solicitar la corrección, modificación o actualización de datos inexactos o incompletos.
• Cancelación: Solicitar la eliminación de sus datos de las bases de datos cuando corresponda.
• Oposición: Negarse al tratamiento de sus datos por motivos fundados y legítimos o revocar el consentimiento previamente otorgado.
• Portabilidad: Derecho a obtener una copia de sus datos personales de manera estructurada, en un formato genérico y de uso común.

Frente a los Datos de la Cuenta: Los usuarios pueden ejercer estos derechos directamente ante Creativa Crm remitiendo una solicitud formal al correo creativahook@gmail.com. Las solicitudes válidas se resolverán en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, de conformidad con lo establecido en la normativa panameña.

Frente a los Datos de Cliente: Cualquier solicitud de derechos ARCO+P presentada por los clientes finales de la empresa cliente ante Creativa Crm será trasladada de inmediato a la empresa cliente correspondiente para que sea ella, en su calidad de Responsable, quien dé respuesta al ciudadano.

2.10. Uso de Cookies

La plataforma de Creativa Crm utiliza únicamente cookies técnicas y de sesión que son estrictamente necesarias para el funcionamiento del software, la autenticación segura de los usuarios y el mantenimiento de la sesión activa. No utilizamos cookies de seguimiento publicitario ni tecnologías de segmentación conductual de terceros dentro del entorno del Servicio.

2.11. Modificaciones a la Presente Política

Creativa Crm se reserva el derecho de modificar o actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas, regulatorias o políticas internas de desarrollo del software. Cualquier cambio relevante será publicado en esta misma sección con su respectiva fecha de actualización y se notificará a los usuarios a través del sistema o por correo electrónico.

2.12. Autoridad de Control y Canales de Contacto

La autoridad competente para salvaguardar estos derechos y supervisar el cumplimiento de la normativa en la República de Panamá es la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), a través de la Dirección de Protección de Datos Personales.

Creativa Crm Área de Cumplimiento Legal y Privacidad Correo electrónico: creativahook@gmail.com